Outsourcing Compliance Officer Service
El servicio de oficial de cumplimiento tercerizado garantiza el cumplimiento normativo en prevención del lavado de activos, ética empresarial y protección de datos. Utilizamos nuestras avanzadas herramientas de gestión INTEGRITY para identificar, evaluar y mitigar riesgos, proporcionando eficiencia y especialización, y asegurando altos estándares de transparencia y cumplimiento normativo.
El Servicio de Oficial de Cumplimiento Tercerizado
Según Normas Colombianas de la Superintendencia de Sociedades en SAGRILAFT, PTEE y Protección de Datos Personales
Introducción
En Colombia, el rol del Oficial de Cumplimiento es crucial para asegurar que las empresas cumplan con las normativas de prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo (SAGRILAFT), el Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE) y la protección de datos personales. La Superintendencia de Sociedades e Industria y Comercio regula y supervisa el cumplimiento de estas normativas, permitiendo que las empresas contraten servicios de Oficiales de Cumplimiento tercerizados. Este enfoque puede ser una solución eficiente para las empresas que buscan asegurar el cumplimiento normativo sin tener que mantener un equipo interno dedicado exclusivamente a estas funciones.
Definición de Oficial de Cumplimiento
Un Oficial de Cumplimiento es un profesional encargado de supervisar y asegurar que una organización cumpla con todas las normativas legales y regulaciones pertinentes, especialmente en áreas sensibles como la prevención del lavado de activos, financiación del terrorismo y protección de datos personales. Este rol implica no solo la implementación de políticas y procedimientos adecuados, sino también la supervisión continua y la capacitación del personal para garantizar el cumplimiento constante.
Funciones del Oficial de Cumplimiento
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Implementación y Supervisión del SAGRILAFT: El Oficial de Cumplimiento debe desarrollar, implementar y supervisar el Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo (SAGRILAFT). Esto incluye la identificación, evaluación y monitoreo de los riesgos relacionados con el lavado de activos y la financiación del terrorismo, así como la implementación de controles adecuados para mitigarlos.
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Gestión del PTEE: En el marco del Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE), el Oficial de Cumplimiento es responsable de fomentar una cultura de integridad y ética dentro de la organización. Esto implica la creación de políticas y procedimientos que promuevan prácticas empresariales transparentes y éticas, y la supervisión de su aplicación.
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Protección de Datos Personales: El Oficial de Cumplimiento también debe garantizar que la organización cumpla con la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios sobre protección de datos personales. Esto incluye la implementación de políticas de privacidad, la gestión de las solicitudes de los titulares de datos y la adopción de medidas de seguridad para proteger los datos personales contra el acceso no autorizado y otras vulnerabilidades.
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Capacitación y Concientización: Una función clave del Oficial de Cumplimiento es la capacitación continua del personal sobre las normativas aplicables y las políticas internas de la organización. Esto asegura que todos los empleados estén conscientes de sus responsabilidades y las implicaciones de no cumplir con las normativas.
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Monitoreo y Reporte: El Oficial de Cumplimiento debe realizar un monitoreo constante de las actividades de la organización para detectar posibles incumplimientos y reportar cualquier hallazgo a la alta dirección y, cuando sea necesario, a las autoridades competentes. Este proceso incluye la realización de auditorías internas y la preparación de informes periódicos sobre el estado del cumplimiento.
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Evaluación y Actualización de Políticas: Las políticas y procedimientos deben ser evaluados y actualizados regularmente para reflejar los cambios en las normativas y en el entorno operativo de la organización. El Oficial de Cumplimiento debe asegurarse de que estas actualizaciones se implementen de manera oportuna y efectiva.
Vínculo con el Máximo Órgano Social
El Oficial de Cumplimiento debe mantener una relación estrecha y directa con el máximo órgano social de la organización, que puede ser el consejo de administración, la junta directiva o el órgano equivalente. Este vínculo es crucial para asegurar que las políticas de cumplimiento se alineen con la estrategia y los objetivos generales de la organización.
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Reporte Directo: El Oficial de Cumplimiento debe tener acceso directo y sin restricciones al máximo órgano social para reportar cualquier preocupación o hallazgo significativo relacionado con el cumplimiento normativo. Esto garantiza que los problemas se aborden rápidamente y al nivel adecuado de la organización.
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Independencia y Autonomía: Para asegurar la efectividad de sus funciones, el Oficial de Cumplimiento debe operar con un alto grado de independencia y autonomía. Esto significa que debe poder realizar sus tareas sin interferencias indebidas de otros departamentos o individuos dentro de la organización.
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Apoyo y Recursos: El máximo órgano social debe proporcionar al Oficial de Cumplimiento los recursos necesarios, incluyendo presupuesto, personal y herramientas tecnológicas, para cumplir con sus responsabilidades de manera efectiva. Además, debe respaldar las iniciativas de cumplimiento y garantizar que toda la organización entienda la importancia del cumplimiento normativo.
Miembros de:
Risk Group International SAS puts at your disposal suitable personnel to fully comply with the functions of the Compliance Officer, in accordance with what is established by External Circular 100-000016 of December 24, 2020 of the Superintendence of Companies .
What does the service consist of?
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Provide full compliance with the functions of the position of Compliance Officer in accordance with the policy and the implemented process.
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Advise the Legal Representative, Board of Directors and administration and internal control bodies, in the management of compliance with obligations in the regulations, to minimize the occurrence of ML / FT / FPADM risks.
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Provide technological and professional support to the company in the process of implementing the SAGRILAFT system.
We guarantee that the Compliance Officer assigned to your company will not hold the position in more than 10 (ten) obligated companies and that he will not be linked to another company in the same sector of your organization.
Profile of the Compliance Officer
The Outsourcing service of the Compliance Officer will be developed with specialized consultants, who have:
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Job title.
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Academic accreditations related to risk management.
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Experience of more than 6 months in activities related to systems for the prevention of Money Laundering and Terrorist Financing.
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Knowledge of ML/FT/FAPDM risk management and in the ordinary course of the company's own activities in accordance with numeral 5.1.2. of Chapter X.
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Sufficient decision-making capacity and with experience and domain before boards of directors.
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Total independence by not belonging to the internal administrative bodies of the company, nor of auditing or control, for which reason current regulations will be complied with
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